Terminplaner für Friseure: Papier, Excel oder digital? Mit Terminbuch 2027 zum Ausdrucken

Terminbuch 2027 zum Ausdrucken

Du willst weiter mit Stift planen? Dann nimm unser Terminbuch für 2027. Es gibt zwei Fassungen, beide im Format A4 und frei nutzbar.

• Wochenansicht: eine Seite je Woche, Montag bis Samstag nebeneinander, Zeilen von 8 bis 20 Uhr in Viertelstunden. Gut für Salons mit einer oder zwei Personen.
• Tagesansicht: eine Seite je Tag, drei Spalten für drei Personen, ebenfalls von 8 bis 20 Uhr. Gut für Teams, die an einem Tisch planen.

Feiertage sind nicht vorgedruckt, weil sie je Bundesland verschieden sind. Trag sie am besten gleich zu Beginn ein, zusammen mit Urlaub und Schulungen. Dann vergibst du an diesen Tagen keine Termine aus Versehen.

Druck nur die Seiten, die du für die nächsten Wochen brauchst. So bleibt das Buch handlich, und du kannst die Fassung wechseln, wenn dein Team wächst.

Papier, Tabelle oder digital: was zu deinem Salon passt

Es gibt keinen Planer, der für jeden Salon richtig ist. Entscheidend ist, wie viele Menschen Termine eintragen und auf welchem Weg deine Kundschaft bucht.

Papier ist schnell, braucht keinen Strom und keine Schulung. Schwierig wird es, wenn zwei Personen gleichzeitig eintragen wollen oder das Buch im Salon liegt, während du von zu Hause umplanen musst.

Eine Tabelle auf dem Rechner, etwa mit Excel, ist lesbarer als Handschrift und lässt sich kopieren. Sie zeigt aber keine freien Zeiten von selbst. Wer gleichzeitig darin arbeitet, überschreibt sich leicht gegenseitig.

Ein digitaler Kalender mit Online-Buchung rechnet freie Zeiten selbst aus. Kunden sehen nur Lücken, in die ihre Leistung ganz hineinpasst. Dafür musst du einmal Leistungen, Dauer und Arbeitszeiten sauber anlegen. Worauf du bei der Auswahl achtest, steht im Ratgeber Friseursoftware.

Was in jeden Terminplaner gehört

Egal ob Papier oder App: Ein Eintrag muss so vollständig sein, dass eine Kollegin ihn ohne Rückfrage versteht. Diese Angaben haben sich bewährt:

• Name der Kundin oder des Kunden
• Leistung, zum Beispiel Schnitt, Farbe oder Bart
• Dauer oder Endzeit, damit niemand in die nächste Lücke plant
• wer die Leistung macht
• eine Telefonnummer oder E-Mail, falls du absagen musst

Mehr brauchst du für den Termin meist nicht. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass personenbezogene Daten auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sind¹. Notizen wie Haarfarbe oder Allergien gehören deshalb nur dann hinein, wenn du sie für die Leistung wirklich brauchst.

Markiere abgesagte Termine deutlich, statt sie unleserlich durchzustreichen. So siehst du sofort, dass die Zeit wieder frei ist, und kannst sie neu vergeben.

Dauer und Pausen richtig einplanen

Die häufigste Ursache für Wartezeiten ist eine zu knapp geschätzte Dauer. Miss eine Woche lang, wie lange deine häufigsten Leistungen wirklich dauern, inklusive Beratung, Waschen und Kassieren am Tresen. Trag dann diese echten Zeiten in den Planer ein.

Plane Pausen fest ein, bevor Termine hineinwandern. Für Angestellte schreibt das Arbeitszeitgesetz vor: Bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit sind es mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pausen dürfen in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden und müssen im Voraus feststehen².

Ein kleiner Puffer zwischen langen Leistungen hilft, wenn eine Farbe länger einwirkt. Ein Puffer ist keine Pause. Er fängt Verspätungen auf und hält den Rest des Tages pünktlich.

Datenschutz beim Terminbuch auf Papier

Auch ein Buch auf Papier enthält personenbezogene Daten. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt eine angemessene Sicherheit dieser Daten, auch gegen Verlust und unbefugten Zugriff¹. Im Alltag heißt das vor allem drei Dinge.

1. Das Buch liegt nicht offen am Tresen, wo wartende Kundschaft mitlesen kann.
2. Abends kommt es in eine Schublade oder einen Schrank, der abgeschlossen werden kann.
3. Fotos einzelner Seiten verschickst du nicht über private Chats.

Ein Buch kann verloren gehen oder nass werden. Fotografiere deshalb regelmäßig die kommenden Wochen und speichere die Bilder an einem geschützten Ort, nicht im allgemeinen Fotoordner deines Handys.

Wie lange du alte Terminbücher aufheben musst, hängt davon ab, wofür du sie sonst noch nutzt, etwa als Beleg für die Buchhaltung. Frag im Zweifel deine Steuerberatung, bevor du ein altes Buch wegwirfst.

Wann sich der Umstieg auf einen digitalen Kalender lohnt

Ob sich der Wechsel lohnt, kannst du selbst ausrechnen. Zähl eine Woche lang, wie oft das Telefon wegen eines Termins klingelt und wie lange ein Gespräch dauert. Das ist Zeit, in der du nicht schneidest.

Weitere Zeichen, dass Papier an seine Grenze kommt:

• Kunden fragen nach einem Termin außerhalb der Öffnungszeiten.
• Zwei Personen tragen gleichzeitig ein, und es kommt zu Doppelbuchungen.
• Du willst von zu Hause oder unterwegs sehen, was morgen ansteht.
• Erinnerungen an Termine schreibst du heute von Hand.

Treffen zwei oder mehr Punkte zu, lohnt ein Test. Viele Anbieter haben eine Testphase. Was ein Buchungssystem im Monat kostet und wie die Preismodelle funktionieren, erklären wir im Ratgeber Was kostet ein Buchungssystem?. Vorlagen für Erinnerungen findest du unter Terminerinnerung.

Vom Buch zum digitalen Kalender, ohne Termine zu verlieren

Der Umstieg klappt am besten mit einem festen Stichtag. Bis dahin bleibt das Buch führend, danach der neue Kalender.

Übertrag zuerst alle Termine ab dem Stichtag. Prüf dann einen typischen Tag im neuen Kalender, so wie ihn deine Kundschaft online sieht. Erst wenn die freien Zeiten stimmen, gibst du den Buchungslink heraus.

Hebe das Papierbuch noch einige Wochen griffbereit auf. Taucht eine Kundin mit einem Termin auf, den du nicht findest, schaust du dort nach.