Friseursoftware: Funktionen, Arten und eine Prüfliste für die Auswahl

Erst den Ablauf klären, dann Funktionen vergleichen

Nicht jede Software muss alles können. Entscheidend ist, ob sie die Abläufe in deinem Salon verständlich abbildet. Das reicht vom freien Termin bis zur Planung für das ganze Team.

Bevor du Anbieter vergleichst, schreib auf, wo heute Zeit verloren geht. Daraus entsteht eine bessere Anforderungsliste als aus jeder Funktionstabelle. Drei Fragen helfen dabei:

• Wie entstehen Termine heute? Kommen die meisten Anfragen per Telefon, per Nachricht oder direkt an der Theke?
• Was pflegt ihr doppelt? Stehen Pausen, Urlaub und Abwesenheiten an zwei Stellen, etwa im Buch und auf einem Zettel?
• Wer arbeitet mit dem Kalender? Arbeiten alle im selben Kalender, und versteht ihn jeder im Team?

Notiere zu jeder Frage ein echtes Beispiel aus der letzten Woche. Mit diesen Beispielen testest du später jede Software. So vergleichst du nicht Versprechen, sondern deinen eigenen Alltag.

Welche Arten von Friseursoftware es gibt

Grob gibt es zwei Arten. Ein fokussiertes System kümmert sich vor allem um Termine: Kalender, Online-Buchung, Team und Kundschaft. Ein Komplettsystem bringt zusätzlich weitere Bereiche mit, zum Beispiel Zahlungsabwicklung, Warenwirtschaft oder Marketing.

Beide Wege können passen. Ein fokussiertes System ist oft übersichtlicher, wenn vor allem Termine zählen. Ein Komplettsystem ist sinnvoll, wenn du mehrere Bereiche an einer Stelle zusammenführen willst. Dann solltest du aber jeden dieser Bereiche einzeln testen. Eine lange Liste nützt nichts, wenn du die Hälfte nie öffnest.

Auch beim Preismodell gibt es Unterschiede. Manche Anbieter berechnen einen festen Betrag im Monat, oft gestaffelt nach Zahl der Mitarbeiter. Plattformen mit Provision berechnen dagegen einen Anteil an bestimmten Buchungen. Welche Fragen du dazu stellen solltest, steht in Was kostet ein Buchungssystem?.

Welche Funktionen eine Friseursoftware braucht

Für die meisten Salons gehören einige Funktionen zum Kern. Die Tabelle nennt sie zusammen mit einer Frage, die du im Test stellen kannst. Alles darüber hinaus ist ein Zusatz, den du nur bewertest, wenn du ihn wirklich brauchst.

Achte besonders auf die Dauer der Leistungen. Eine Software kann nur dann sinnvoll planen, wenn Haarschnitt, Farbe oder Bart mit einer realistischen Dauer angelegt sind. Prüfe auch, ob du Pausen und Einwirkzeiten abbilden kannst, falls du sie brauchst.

Bei der Kundschaft zählt vor allem, dass du frühere Termine und Notizen schnell findest. Bei der Erinnerung zählt, über welchen Weg sie verschickt wird und wann. Frag beim Anbieter genau nach, statt dich auf ein Symbol in der Funktionsliste zu verlassen.

Online-Buchung: Wann erscheint eine Zeit online?

Online-Buchung ist nur so gut wie der Kalender dahinter. Deine Kundschaft soll online nur Zeiten sehen, die wirklich frei sind. Sonst rufst du hinterher an und verschiebst Termine.

Eine gute Friseursoftware zeigt eine Zeit erst dann an, wenn mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind. Der Salon hat geöffnet. Ein Mitarbeiter arbeitet zu dieser Zeit und bietet die gewählte Leistung an. Es liegt keine Pause, kein Urlaub und kein anderer Termin in diesem Zeitraum. Und die ganze Dauer der Leistung passt in die Lücke.

Teste deshalb gezielt die schwierigen Fälle. Was passiert, wenn ein Termin kurzfristig abgesagt wird? Erscheint die Zeit dann wieder online? Was passiert, wenn du einen Termin verschiebst oder einen Mitarbeiter krank meldest?

So sieht die Terminauswahl für Kunden aus

Der Screenshot zeigt eine echte Terminauswahl aus einem Beispielsalon mit erfundenen Daten. Gebucht werden soll ein Haarschnitt mit Waschen, der 45 Minuten dauert. Der Mitarbeiter ist egal.

Am Mittwoch erscheinen nur drei Zeiten. Dazwischen ist der Kalender belegt oder die Lücke ist kürzer als die Leistung. So soll es sein: Die Kundin sieht nur, was wirklich passt, und muss nicht raten.

Achte im Test auch darauf, wie viele Schritte die Buchung braucht. Muss die Kundschaft ein Konto anlegen, oder geht es auch als Gast? Ist auf dem Handy alles lesbar? Bitte am besten eine Stammkundin, einmal zur Probe zu buchen.

Die Bedienung im Alltag entscheidet: so testest du

Eine Software spart nur dann Zeit, wenn dein Team Termine schnell findet und Änderungen sicher nachvollzieht. Lass deshalb mindestens eine Person aus dem Salon selbst testen, nicht nur dich.

Nimm für den Test echte Leistungen und echte Arbeitszeiten, keine Fantasiewerte. Spiel dann einen normalen Tag durch. Die Schritte in der Grafik sind ein guter Ablauf dafür.

Achte dabei auf kleine Dinge. Wie viele Klicks braucht ein neuer Termin? Siehst du sofort, wer eine Änderung gemacht hat? Funktioniert alles auch auf dem Handy, wenn du gerade nicht am Rechner stehst? Wenn du heute noch mit Papier arbeitest, hilft dir Terminplaner für Friseure beim Vergleich.

Kosten und Daten transparent prüfen

Ein niedriger Einstiegspreis kann später teuer werden, wenn jeder Zusatz extra kostet. Frag deshalb nach dem Preis für deinen Salon mit der echten Zahl an Mitarbeitern. Frag auch, ob für Online-Buchungen eine Provision anfällt und wie du kündigen kannst.

Bei den Daten geht es um die Daten deiner Kundschaft: Namen, Telefonnummern, Termine, Notizen. Wenn ein Anbieter diese Daten für dich verarbeitet, ist er Auftragsverarbeiter. Frag, ob er einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bereitstellt¹. Frag auch, wo die Daten gespeichert werden.

Prüfe außerdem, ob du für jeden Mitarbeiter eigene Zugänge mit passenden Rechten anlegen kannst. Ein geteiltes Passwort für alle ist unsicher. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt, eine Anmeldung mit zweitem Faktor zu nutzen, sobald ein Dienst sie anbietet².

Frag zum Schluss, ob du deine Daten bei einem Wechsel mitnehmen kannst und in welcher Form. Lass dir die Antwort schriftlich geben. Erinnerungstexte für deine Kundschaft findest du in Terminerinnerung: Vorlagen.